Jak zadbać o komunikację w międzynarodowej firmie?

Prowadzenie własnego biznesu nie jest prostym zadaniem. Szczególnie, gdy zatrudniasz międzynarodowy personel. Powstaje wówczas problem zarówno z przepływem informacji pomiędzy działami, jak i ogólnym zarządzaniem wszystkimi jednostkami organizacyjnymi. Dlatego kluczową kwestią staje się wypracowanie standardów, które ułatwią komunikację w międzynarodowej firmie. Po to, aby zadbać o funkcjonowanie organizacji jako jednego organizmu.

Problem z komunikacją jest zawsze

O tym, jak poważnym wyzwaniem jest zarządzanie przepływem informacji w firmie świadczy chociażby fakt, że problem z komunikacją występuje w niewielkich organizacjach. Nawet takich, w których zatrudnione są osoby mówiące jednym językiem. Optymalizacja procesów komunikacyjnych to jedno z najważniejszych działań, jakie powinno podejmować się w celu usprawnienia funkcjonowania całej firmy. Wspomina o tym m.in. Masaaki Imai – specjalista od wdrażania filozofii Kaizen w przedsiębiorstwach. Według jego wytycznych, poprawa komunikacji pomiędzy pracownikami to jedna z podstawowych kwestii, o jaką należy zadbać myśląc o optymalizacji procesów biznesowych.

Jak zadbać o komunikację w firmie?

Warto mieć świadomość, że komunikacja w firmie opiera się nie tylko na oficjalnych kanałach, ale również na nieoficjalnych. Do tego przebiega w trzech kierunkach, biorąc pod uwagę szczeble organizacji: z góry na dół (przełożeni – pracownicy), z dołu do góry (pracownicy – przełożeni) i w poziomie (kierownicy – kierownicy lub pracownicy – pracownicy). Te kwestie mają fundamentalne znaczenie z punktu widzenia optymalizacji procesów przepływu informacji, ponieważ dają pewien obraz tego, jak rzeczywiście wygląda komunikacja w Twojej firmie.

Co to są kanały oficjalne i nieoficjalne?

Aby lepiej dopasować treść komunikatu, należy wiedzieć, czym są kanały oficjalne i nieoficjalne. Te drugie służą do przekazywania osobistych wiadomości pomiędzy pracownikami i stanowią o zażyłości pomiędzy nimi. Optymalizację należy jednak zadbać od tych drugich, które służą do przekazywania informacji kluczowych dla funkcjonowania całej organizacji. 

Mogą to być więc np. komunikaty o sukcesach, nowych rekrutacjach, prezentacje wyników finansowych, przekazywanie informacji dotyczących realizacji zadań, przekazywanie uwag i sugestii dot. funkcjonowania firmy, informowanie o nowych projektach czy wreszcie przydzielenie zadań. Przebiegają one we wszystkich kierunkach i pomiędzy wszystkimi szczeblami i ogólnie ujmując, dotyczą wszystkich aspektów formalnych i organizacyjnych związanych z przedsiębiorstwem.

Jako, że taka komunikacja oficjalnymi kanałami ma ogromny wpływ na sprawność wszystkich procesów biznesowych, sposób przekazywania informacji warto usystematyzować. Przede wszystkim tego typu komunikaty muszą być bardzo przejrzyste i tak skonstruowane, aby nie było żadnych wątpliwości co do treści. Dobrą praktyką jest również wykazanie dbałości o ich poprawność językową, a przede wszystkim logiczną. Im bardziej precyzyjnie przekażesz cel komunikatu, tym większe prawdopodobieństwo, że zostanie bezbłędnie zinterpretowane.

Jak powstaje komunikat?

Odbiorca zrozumiał wiadomość, musi ona być jak najbardziej skondensowana. W sprawniejszym jej formułowaniu pomoże Ci znajomość procesu powstawania komunikatu. Zgodnie z teorią, treść najpierw powstaje w głowie nadawcy, następnie jest kodowana, przekazywana dalej, a na końcu dekodowana przez odbiorcę. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ przyjmując, że treść wiadomości jest pewnego rodzaju kodem, jej dekodowanie jest możliwe wyłącznie przy założeniu, że odbiorca jest w stanie bezbłędnie to zrobić. Analogicznie jest w przypadku programowania – jeśli posłużysz się złym kodem, program po prostu nie zadziała.

Mając na względzie, że jakość kodu musi być jak najwyższa, komunikaty należy formułować w sposób bardzo treściwy. Długie monologi, w których wpleciesz bardzo dużo dygresji to gwarancja, że odbiorca nie zrozumie najważniejszej informacji. W pracy nie ma czasu na czytanie długich wiadomości, zadbaj więc o to, aby były jak najkrótsze, ale w logiczny i poprawny gramatycznie sposób przekazywały kluczową zawartość. Wszelkie nieistotne dygresje możesz zawsze przekazać nieoficjalnym kanałem, tj. napisać wiadomość prywatną lub wykonać telefon. Najlepiej po godzinach pracy.

Jak zadbać o komunikację w wielojęzycznej firmie?

Takie same zasady obowiązują w przypadku międzynarodowych zespołów. Z tą różnicą, że musisz używać wielu kodów podczas tworzenia komunikatu. Jego dekodowanie odbędzie się przez odbiorców, którzy posługują się rozmaitymi językami. W takich organizacjach kondensacja informacji ma jeszcze większe znaczenie. Musisz przecież brać pod uwagę nie tylko sam sposób sformułowania wiadomości, ale również różnice kulturowe i sam fakt, że odbiorca np. z Francji może zupełnie inaczej zinterpretować jedno zdanie, niż odbiorca z Niemiec. 

Ustal jeden język komunikowania się w firmie

Możesz uniknąć nieporozumień, jeśli zawczasu zadbasz o standaryzację procesu przepływu informacji w swojej firmie. Chodzi konkretnie o ustalenie, w jakim języku przebiega oficjalna komunikacja. Dobrze się sprawdza język angielski, pod warunkiem, że Twoi pracownicy władają nim na poziomie umożliwiającym nadawanie i prawidłowe rozumienie wiadomości. Tutaj wchodzi już w grę związana z rekrutacją – już na etapie ogłoszenia o pracę powinieneś wówczas mocno zaakcentować wymóg władania językiem angielskim. Jeżeli jednak sam nie czujesz się na siłach, aby komunikować się po angielsku – zawsze możesz zlecić tłumaczenie pisemne wiadomości.

Wiele zależy jednak od tego, z jakich krajów pochodzą Twoi pracownicy. Jeśli masz oddziały głównie w takich krajach, jak Austria, Niemcy, Szwajcaria czy Liechtenstein, to język niemiecki będzie najlepszym sposobem na porozumiewanie się pomiędzy wszystkimi szczeblami organizacyjnymi. Tak samo będzie np. w przypadku oddziałów na obszarach hiszpańskojęzycznych (Hiszpania, Meksyk czy niektóre stany w USA).

Jakie są narzędzia wspomagające komunikację w firmie?

W kwestii standaryzacji procesów przepływu informacji, warto pomyśleć o narzędziach, które pozwolą Ci na utworzenie zarówno oficjalnych, jak i nieoficjalnych kanałów informacji. Do wiodących rozwiązań tego typu należy zaliczyć zarówno Slack, jak i Rocket Chat. Posiadają bardzo podobne interfejsy, różnią się jednak od siebie szczegółami, takimi jak dostępne integracje.

Rocket Chat i Slack – jakie są podobieństwa?

Patrząc z punktu widzenia logiki działania, Slack i Rocket Chat oferują bardzo zbliżone możliwości. Oba narzędzia umożliwiają Ci tworzenie tematycznych otwartych kanałów komunikacji (np. komunikaty, projekty, random itp.), jak i zamkniętych grup, do których mają dostęp wybrane osoby. Znajdziesz tam również opcję wysyłania bezpośrednich wiadomości do wszystkich użytkowników tych komunikatorów. Nawet interfejs jest bardzo zbliżony i na pierwszy rzut oka, Slack i Rocket Chat wyglądają niemalże identycznie.

Czym się różnią od siebie Slack i Rocket Chat?

Jak to jednak zwykle bywa, diabeł tkwi w szczegółach. Slack posiada wbudowaną integrację z wieloma zewnętrznymi narzędziami. Z jego poziomu możesz np. tworzyć zadania w Asanie, zarządzać dokumentami na Dysku Google. Teoretycznie Rocket Chat również oferuje integrację z zewnętrznymi systemami, w tym CRM (np. GitHub, NextCloud itp.), jednak ich połączenie wymaga już programowania. Pod względem integracji, Slack jest znacznie prostszym rozwiązaniem.

Istotne różnice pomiędzy komunikatorami zachodzą również w przypadku samej instalacji. O ile Slack pracuje na zewnętrznych serwerach, o tyle Rocket Chat możesz zainstalować wyłącznie na swoim. Jeżeli więc wiesz, jak zabezpieczyć swój serwer, to Rocket Chat jest dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Korzystając z niego wiesz, że dane z niego nie wyciekną, czego nie może zagwarantować Slack. W tym drugim przypadku musisz liczyć na kompatybilność i stabilność zewnętrznego środowiska, nie mając przy tym pewności, gdzie i w jaki sposób przechowywane są Twoje dane. Przy czym są to często poufne informacje, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce.

Rocket Chat dla wielojęzycznych organizacji

Kolejną przewagą Rocket Chata jest kwestia związana z wielojęzycznością interfejsu. Nawet wersja darmowa umożliwia skonfigurowanie aplikacji w taki sposób, aby wszystkie systemowe informacje wyświetlały się w wielu językach. To ogromne ułatwienie dla organizacji, w których pracują międzynarodowe zespoły. Slack pod tym kątem jest znacznie uboższy, dając wyłącznie interfejs w języku angielskim.

Jak zapewnić sprawną wielojęzyczną komunikację w firmie?

Poprawienie procesów komunikacyjnych w przedsiębiorstwie to jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoi przed każdym właścicielem. Zadanie to komplikuje się jeszcze bardziej, gdy firma swoją działalność opiera na międzynarodowych zespołach. Kluczowym zagadnieniem w tym aspekcie jest więc po pierwsze: prawidłowe formułowanie komunikatów, po drugie: standaryzacja formuły komunikacyjnej i wreszcie po trzecie: wdrożenie oficjalnego komunikatora. Równie ważne jest przestrzeganie i egzekwowanie ustalonych standardów przepływu informacji. Uporządkowanie kwestii związanych z komunikacją to jedno z najważniejszych działań optymalizacyjnych, prowadzących do poprawy sprawności przedsiębiorstwa. Warto o tym pamiętać, szczególnie podczas ekspansji marki na rynki zagraniczne.