Jak zorganizować pracę zdalną w firmie?

Obecnie praca zdalna jest bardzo popularna. Decyduje się na nią spora ilość firm i przedsiębiorstw. Dlaczego? Ponieważ pozwala na pracę z dowolnego miejsca na świecie. Rozwiązanie to jest bardzo przydatne, zwłaszcza przy wielojęzycznych zespołach. Aby praca zdalna była efektywna, musi być wykonywana we właściwy sposób. Potrzebne są odpowiednie przygotowania i specjalne narzędzia. Dowiedz się, jak zorganizować pracę zdalną i sprawić, aby przynosiła ona obustronne korzyści.

Wyceń i zamów tłumaczenie w dogadamycie.pl

Bezpłatna wycena

Praca zdalna w wielojęzycznym zespole

Praca zdalna w wielojęzycznym zespole może okazać się nie lada wyzwaniem. Komunikacja z grupą w więcej niż jednym języku bywa problematyczna i potrafi doprowadzić do wielu nieporozumień, a nawet i konfliktów. Sprawa okazuje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy firma decyduje się na wprowadzenie narzędzi do pracy w różnych językach.

Tworząc wielojęzyczny zespół i wybierając odpowiednie narzędzia oraz oprogramowania należy zdecydować się na jeden obowiązujący wszystkich członków język. Bardzo częstym wyborem jest język angielski, gdyż jest dość uniwersalny. Ze względu na powszechność zastosowania można go nazwać współczesną Łaciną. Oczywiście może się zdarzyć, że ktoś z grupy ma trudności z mówieniem w tym języku. Taką osobę warto wesprzeć i zaoferować jej dodatkowe kursy językowe.

Komunikacja w zdalnym zespole

Przy zdalnych zespołach warto pomyśleć o odpowiedniej komunikacji. Bardzo popularnym rozwiązaniem są wideokonferencje. Umożliwiają one wirtualne spotkania, podczas których zespół może omówić dane zagadnienie, zaplanować następne zadania lub podsumować dotychczasowe wyniki. Rozmowy te nie zawsze mają charakter formalny. W wielu firmach regularnie odbywają się integracyjne spotkania online, podczas których pracownicy mogą lepiej się poznać.

Najczęściej wykorzystywane do rozmów wideo narzędzia, to:

Zoom,
MS Teams,
Jitsi,
Slack.

Firmowy komunikator grupowy

Komunikację w zespole ułatwiają również specjalne komunikatory do czatowania. Umożliwiają one szybką wymianę zdań w ciągu całego dnia, dzięki czemu współpracownicy nie muszą się co chwilę łączyć na wideokonferencjach. Rozwiązanie to jest bardzo przydatne i pozwala na szybki kontakt.

Dobrym przykładem takiego komunikatora jest RocketChat, który jest oprogramowaniem typu open source. Narzędzie to można zainstalować na firmowym serwerze i odpowiednio zmodyfikować. Największym plusem tego rozwiązania jest to, że daje ono przedsiębiorstwu pełną kontrolę nad wiadomościami i przepływem informacji między pracownikami.

Jak zorganizować pracę zdalną? Najlepiej się dogadać.

Przy wielojęzycznym zespole ważne jest, aby zarówno przy rozmowach wideo, jak i wiadomościach na czacie używać wybranego wcześniej wspólnego języka. Dzięki temu wszyscy pracownicy są w stanie jasno zrozumieć przekaz. Tym samym umiejętności posługiwania się konkretnym językiem warto zweryfikować już na etapie rekrutacji. Jeśli dany kandydat nie posiada odpowiednich kompetencji językowych i mimo wszystko chcesz go zatrudnić ze względu na inne predyspozycje – zapewnij mu kurs językowy.

Zarządzanie zasobami informatycznymi

Jak jeszcze zorganizować pracę zdalną? Dbając o odpowiednie sposoby zarządzania zasobami informatycznymi. Ale… co to tak właściwie znaczy? Mowa tu o kontroli sprzętu i oprogramowania. W jej skład wchodzą:

aktualizacje i zabezpieczenia oprogramowania,
narzędzia do zdalnego zarządzania komputerem,
kontrola czasu pracy,
inwentaryzacja sprzętu informatycznego,
śledzenie i zarządzanie licencjami oprogramowania.

Wszystko to jest bardzo ważne. Niemonitorowana praca zdalna niesie ze sobą wiele niebezpieczeństw, takich jak brak ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, eksploatację bez konserwacji urządzenia, instalację nieautoryzowanego oprogramowania lub przedawnienie licencji.

Praca zdalna – program do zarządzania zasobami IT

Na szczęście o wszystko to można zadbać w jednym miejscu i to całkowicie online. Wystarczy tylko odpowiedni program. Dobrym przykładem jest LOG System, który umożliwia sprawdzenie stanu użytkowania sprzętu, stały monitoring pracy, narzędzia do organizacji zadań oraz kontrolę zabezpieczeń. Wszystkie zasoby IT można więc kontrolować z poziomu jednej aplikacji, co jest bardzo wygodne i pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Co więcej, LOG System umożliwia dodatkowe wsparcie pracy zdalnej poprzez moduł Monitoring oraz moduł ITSM. Ten pierwszy pozwala na sprawdzenie, jakie strony www przegląda pracownik, kiedy się loguje, w jaki sposób używa oprogramowania oraz jakie wykonuje operacje na plikach. Natomiast moduł ITSM pozwala na zgłaszanie problemów, zarówno przez pracowników, jak i klientów. W jego skład wchodzi kreator i lista zadań, czat oraz zautomatyzowany kalendarz pracy.

Pulpit zdalny – co to takiego?

Jeszcze innym narzędziem, które może się przydać podczas pracy z dowolnego miejsca na świecie, jest zdalny pulpit. Umożliwia on dostęp do firmowych zasobów nawet wtedy, gdy dany pracownik nie ma fizycznej możliwości pojawienia się w biurze. Mówiąc prościej, pulpit zdalny to usługa, która pozwala osobom pracującym w domach połączyć się ze swoim komputerem lub serwerem w pracy. Każda firma, która chce, aby zespoły działały zdalnie, powinna pomyśleć o wykorzystaniu tego rozwiązania.

Jak udokumentować pracę zdalną?

Poznałeś już przydatne programy i aplikacje. Przyszła pora, abyś dowiedział się, jak można udokumentować pracę zdalną. Najprostszą i najczęściej wybieraną formą weryfikacji jest lista obecności. Najczęściej jest ona sporządzana we współdzielonych plikach. Takie listy powinny być dostępne tylko dla osób upoważnionych, posiadać historię zmian i backup oraz pozwalać na identyfikację pracownika.

Jak zorganizować ewidencję pracy zdalnej?

Zgodnie z tarczą antykryzysową 4.0, pracodawca może wymagać od zdalnego pracownika prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Najczęściej jest ona prowadzona mailowo i zawiera datę, opis i czas wykonywanych czynności. Taka ewidencja nie zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy, ponieważ jest zupełnie innym dokumentem. Należy pamiętać o tym, że nie każdy pracodawca wymaga ewidencji czynności wykonanych podczas pracy zdalnej. Nie jest to dokument obowiązkowy.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Skoro o dokumentach mowa – w firmach działających zdalnie stosuje się elektroniczny obieg dokumentów. Jak zapewne się domyślasz, tradycyjna forma wymiany pism byłaby w tym przypadku problematyczna, a otrzymanie dokumentu od pracownika z innego kraju mogłoby zająć trochę czasu. Dlatego przydatna jest wersja elektroniczna, która pozwala szybko i sprawnie działać na ogromną skalę.