Komunikacja w firmie w wielu językach – jakie są TOP narzędzia?

Dobra komunikacja w firmie jest naprawdę ważna. Pozwala na budowanie relacji, minimalizowanie błędów i co najważniejsze, wydajniejszą pracę. Dzięki niej członkowie zespołów mogą się ze sobą porozumiewać i wspólnie osiągać wyznaczone cele. Obecnie przekazywanie między sobą informacji jest jeszcze szybsze i bardziej skuteczne, a to wszystko dzięki dynamicznemu rozwojowi Internetu. Dowiedz się, jakie są najlepsze narzędzia ułatwiające komunikację w firmach.

Po co mi aplikacja do komunikacji w firmie?

Zacznijmy od tego, po co Ci tak właściwie aplikacja do komunikacji w firmie. Czy kontakt mailowy nie wystarczy? Otóż istnieją narzędzia, które oferują o wiele więcej i pozwalają zająć się jednocześnie kilkoma rzeczami bez większego wysiłku. Dodatkowo są łatwe w użyciu, a ich wdrożenie nie zajmuje zbyt wiele czasu. Największą zaletą tego typu aplikacji jest to, że pozwalają na centralizację zarządzania informacją i umożliwiają szybkie otrzymywanie pomocy oraz odpowiedzi na zadawane pytania. Do tego obsługują wiele języków, np. angielski.

Komunikacja w firmie za pomocą dedykowanych do tego narzędzi jest więc o wiele lepsza i sprawniejsza. Znacznie ułatwia współpracę wszystkich członków zespołu i zwiększa produktywność. Co więcej, pozwala grupie skupić się na wspólnym celu, czego efektem jest uzyskanie jeszcze lepszego produktu końcowego. Wszystko to przekłada się na zwiększenie satysfakcji klienta – czego chcieć więcej?

Jakie są najlepsze aplikacje komunikacyjne?

Brzmi świetnie, tylko jakie narzędzie powinieneś wybrać? Tak naprawdę wszystko zależy od Ciebie i potrzeb Twojego zespołu. Tego typu aplikacji jest naprawdę sporo – od zwykłych czatów aż po rozmowy wideo i platformy organizacyjne. Warto wspomnieć o tym, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby w jednej firmie korzystać z kilku aplikacji. Co więcej, jest to wręcz wskazane – pozwala usprawnić komunikację wewnętrzną i zwiększyć produktywność zespołu. Sprawdź, jakie są najlepsze aplikacje komunikacyjne.

Slack

Jedną z najpopularniejszych aplikacji do komunikacji zespołowej jest Slack. Ma ona naprawdę wiele funkcji i jest prosta w użyciu. Pozwala na: tworzenie i grupowanie kanałów, prywatny czat, wideo rozmowy i udostępnianie plików. Co więcej, umożliwia integrację z wieloma użytecznymi narzędziami, takimi jak Dropbox czy Dysk Google. Ciekawą opcją jest również wyszukiwarka ułatwiająca odszukiwanie starych wiadomości.

Co do integracji, warto wspomnieć o tym, że przy darmowym planie istnieje możliwość połączenia się wyłącznie z 10 aplikacjami. Dodatkowo można organizować rozmowy wideo maksymalnie do 15 uczestników. Warto jest więc rozważyć kupno pakietu Standard, który kosztuje 6,67 USD za użytkownika miesięcznie.

Rocket.Chat

Przejdźmy może do Rocket.Chat – zaawansowanego technologicznie narzędzia, umożliwiającego komunikację i współpracę z zespołem. Jest to oprogramowanie typu open source, co oznacza, że jest bezpłatne i można samodzielnie modyfikować jej kod. Sama w sobie aplikacja umożliwia komunikację poprzez czatowanie w czasie rzeczywistym oraz udostępnianie plików. 

Rocket.Chat należy zainstalować na firmowym serwerze. Największą zaletą tego narzędzia jest to, że można je dostosowywać do własnych potrzeb poprzez zmiany w kodzie źródłowym. Możliwe jest usuwanie i dodawanie nowych funkcji, takich jak przełączanie się na rozmowy wideo, udostępnianie ekranów oraz tłumaczenia w czasie rzeczywistym. Ta ostatnia funkcjonalność świetnie sprawdza się w przypadku wielojęzycznych zespołów.

Google Meet

Jeszcze inną, ciekawą aplikacją do komunikacji w firmie jest Google Meet. Umożliwia ona tworzenie bezpiecznych wideokonferencji działających bezpośrednio w przeglądarce. Co więcej, pozwala na:

• nagrywanie spotkań i zapisywanie ich na dysku Google,
• rozmowy do 250 użytkowników,
• redukcję szumów i poprawę oświetlenia,
• udostępnianie ekranu,
• czat z uczestnikami spotkania.

Google Meet to rozsądny wybór, pozwalający na szybkie i łatwe rozmowy wideo. Jednak aby korzystać z pełnych funkcjonalności tego narzędzia, trzeba wykupić pakiet aplikacji dla firm od Google, czyli G Suit. Kosztuje on 6 USD za użytkownika miesięcznie i daje dostęp do wielu narzędzi pozwalających na zwiększenie produktywności w przedsiębiorstwie.

Bitrix24

Kolejnym przydatnym w firmach narzędziem jest Bitrix 24. Aplikacja ta pomaga nie tylko w komunikacji zespołu, ale również umożliwia zarządzanie jego członkami i zadaniami. Pozwala na tworzenie wideokonferencji, czatowanie w czasie rzeczywistym i zakładanie grup roboczych do określonych zadań. Co więcej, daje możliwość pobierania wiadomości e-mail oraz tworzenia wydarzeń i zadań w kalendarzu.

Warto również wspomnieć o tym, że Bitrix24 oferuje:

• system CRM,
• system zarządzania dokumentami (nielimitowane i bezpieczne przechowywanie zasobów w chmurze),
• system zarządzania zasobami ludzkimi (obecność pracowników, raporty prac, katalog pracowników).

LOG+

Wartą uwagi platformą jest również LOG+. Narzędzie to jest przeznaczone dla działów IT i ma na celu wspomagać zarządzanie zasobami informatycznymi. Oprogramowanie jest łatwe w obsłudze, a sam w sobie interfejs jest bardzo intuicyjny. Aplikacja umożliwia prostą i szybką komunikację między pracownikami poprzez helpdesk. Mogą tam oni zgłaszać powstałe problemy i incydenty. Dostępne są również narzędzia do organizacji zadań, czat i kalendarz pracy.

Co więcej, aplikacja pozwala na kontrolowanie wszystkich zasobów IT z poziomu jednej aplikacji. Możliwe jest sprawdzenie stanu użytkowania sprzętu oraz stały monitoring pracy – można sprawdzić, na jakie strony www wchodzą pracownicy, kiedy się logują i w jaki sposób korzystają z oprogramowania. LOG+ to proste i przejrzyste narzędzie, które może pozytywnie wpłynąć na wydajność całego przedsiębiorstwa.

Poprawa komunikacji w firmie – jak to zrobić?

Co jednak gdy mimo korzystania z tych narzędzi relacje między pracownikami wcale się nie polepszają? W takiej sytuacji warto zadbać o jedną, dość istotną rzecz, jaką jest poprawa komunikacji w firmie. Ważne jest, aby członkowie zespołu czuli się komfortowo. W tym celu warto poświęcić kilka minut dziennie na zorganizowanie luźnego spotkania. Rozmowy powinny być swobodne – mogą one dotyczyć m.in. tego, co inni robili w weekend. Istotne jest, aby każdy mógł coś powiedzieć i poczuć się wysłuchanym. 

Zastanawiasz się pewnie, jak jeszcze poprawić komunikację w firmie. Otóż bardzo ważne, jak i nie najważniejsze jest określenie tego, jak ma wyglądać komunikacja. Członkowie zespołu chcą wiedzieć, na czym stoją i w jaki sposób mają się zwracać do innych. Warto jest więc zorganizować spotkanie, na którym ustali się, czy komunikacja grupy ma być formalna, czy nieformalna. Dzięki temu nikt nie będzie się obawiał tego, że w nieodpowiedni sposób zwróci się do drugiej osoby.

Jak poprawić komunikację w firmie?

Poza formą komunikacji w firmie, równie istotną kwestią pozostaje sposób przekazywania informacji. Komunikaty powinny być zwięzłe i zawsze zgodne z zadanym pytaniem. Warto przeszkolić zespół w tym kierunku. Prosty sposób przekazywania informacji to recepta na uniknięcie wielu nieporozumień. Warto również rozrysować procesy odnośnie do tego, jak należy przekazywać sobie dokumenty, zapytania od klientów czy problemy przez nich zgłaszane. Te wszystkie elementy mają ogromne znaczenie w kontekście sprawnej komunikacji w przedsiębiorstwie.

Komunikacja międzynarodowa – na co zwrócić uwagę?

Warto również wspomnieć o tym, jak powinna wyglądać komunikacja międzynarodowa. Aktualnie prawie każda firma działa na rynkach zagranicznych i posiada pracowników z różnych zakątków świata. Aby komunikacja w wielojęzycznym zespole była skuteczna, powinien zostać ustalony jeden wspólny język dla całego zespołu. Najczęściej jest nim angielski, gdyż jest dość uniwersalny. Ważne, aby firma zadbała o osoby nieznające wybranego wspólnie języka i zaoferowała im specjalne kursy oraz szkolenia.

Dlaczego wybranie wspólnego języka jest takie ważne? Dzięki temu zespół uniknie nieporozumień wynikających z błędnej interpretacji tego, co ktoś powiedział. Wszyscy pracownicy będą mogli się zrozumieć i wyrazić swoje zdanie na dany temat. W komunikacji międzynarodowej zdecydowanie należy unikać używania wielu różnych języków – może to sprawić, że ktoś, kto nie zna danego języka, poczuje się jak wyrzutek.

Skuteczna komunikacja w firmie

Podsumowując, skuteczna komunikacja w firmie, zarówno małej, jak i dużej, jest naprawdę ważna. Jednym z najlepszych sposobów na budowanie dobrych relacji ze współpracownikami jest korzystanie z dostępnych narzędzi komunikacyjnych. Odpowiednie oprogramowanie może znacząco usprawnić przepływ informacji w przedsiębiorstwie i sprawić, że zespoły będą działać jeszcze efektywniej.