8 zasad dobrej organizacji pracy

Co decyduje o sukcesie firmy? Czynników jest wiele – np. zgrana ekipa innowacyjny produkt, trafienie w aktualnie panujące trendy, odpowiednie znajomości…  Ale jest jeden, o którym wiele ludzi zapomina, a który może być podstawą dla wszystkich pozostałych: organizacja pracy.

Możemy mieć świetny pomysł i światowej klasy specjalistów w zespole, a i tak nie odnieść sukcesu proporcjonalnego do włożonych środków. Dlaczego? Ponieważ brak nam dobrej organizacji. A jest ona bardzo ważna, szczególnie w pracy tłumacza. Dublowanie zadań, skupianie się na mało istotnych sprawach, czy wreszcie zajmowanie się wieloma czynnościami na raz może doprowadzić do rozleniwienia i obniżenia produktywności pracowników oraz zagubienia się w gąszczu zadań do wykonania i pomysłów, które po każdej burzy mózgów dumnie wypisujemy sobie na naszej liście rzeczy do zrobienia.

Jak więc nie utknąć w martwym punkcie podczas naszej przygody z biznesem? Poniżej przedstawiam kilka rad, które sformułowałem na podstawie moich dotychczasowych doświadczeń:

1. Jasno określaj cele i zadania – mówiąc o celach, do których będziecie dążyli jako firma nie używaj ogólników, takich jak: „Za rok chcemy zostać najlepszą firmą w branży”. Zamiast tego nakreśl bardziej konkretny obraz: „Chcemy zwiększyć sprzedaż o X tys. %” czy „Chcemy dotrzeć do X nowych klientów do maja tego roku”. Pozwoli to Tobie i Twoim współpracownikom wyznaczyć kierunek, w którym powinniście aktualnie podążać. Ta sama zasada powinna obowiązywać w przypadku poszczególnych, mniejszych i większych zadań.

2. Dokładnie określ zakres obowiązków swój i swoich współpracowników – to absolutna podstawa. Nie ma ludzi od wszystkiego. Pracownik musi wiedzieć jakie jest jego zadanie w firmie (co nie oznacza oczywiście, że np. grafik nie może zrobić raz na jakiś czas researchu na temat niezwiązany z jego pracą, gdy akurat to będzie sprawą priorytetową). Dzięki temu każdy ma swoje własne „podwórko” i czuje się za nie odpowiedzialny – zachęca to też do rozwoju w swojej dziedzinie.

3. Przydzielaj zadania – pamiętasz zajęcia z pierwszej pomocy w szkole średniej? A przypominasz sobie, jak należy prosić o pomoc lub o to, żeby ktoś zadzwonił po karetkę? No właśnie – zawsze należy się zwracać do konkretnej osoby, nigdy do anonimowego tłumu. Inaczej szanse na to, że ktoś się dobrowolnie zgłosi są nikłe.

W psychologii nazywa się to efektem widza, lub rozproszeniem odpowiedzialności – zjawisko to definiowane jest jako: „obniżanie się prawdopodobieństwa zareagowania świadków kryzysowego zdarzenia wraz ze zwiększaniem się liczby świadków tego zdarzenia”.

To samo tyczy się pracy. Naszymi „zdarzeniami kryzysowymi” są projekty nad którymi aktualnie pracujemy.

Tak więc, zadania przypisuj zawsze do konkretnej osoby. Dzięki temu będzie się ona czuła zobligowana do ich wykonania.

4. Kiedy zadania zostały już przydzielone, określ deadline dla każdego z nich. Zgodzisz się chyba, że świadomość, że masz oddać raport na pojutrze jest motywująca? Poza tym, jeśli masz na tapecie kilka spraw, to znając ich wymagany termin zakończenia, łatwiej Ci będzie nadać im odpowiednie priorytety.

5. W danym momencie zajmuj się tylko jedną sprawą – spędzanie pięciu minut nad zadaniem A, następnie dziesięciu  nad zadaniem B i znowu pięciu nad zadaniem A…to nie jest strategia, która zaprowadzi Cię do sukcesu. Staraj się pracować nad jednym zadaniem do czasu jego zakończenia. Jeżeli jednak musisz prowadzić parę projektów równolegle, to wyznacz sobie na każdy z nich inny dzień tygodnia (ewentualnie porę dnia) i za wszelką cenę unikaj robienia kilku rzeczy na raz.

6. Na bieżąco kontroluj postępy – tylko wtedy możesz odpowiednio wcześnie wyłapać różne nieprawidłowości i skorygować kurs. A to może w efekcie zaoszczędzić sporo czasu. Lepiej zapobiegać, niż leczyć, prawda?

7. Ograniczaj liczbę narzędzi, z których korzystasz – w dzisiejszych czasach mamy dostęp do niemal nieograniczonej liczby aplikacji i programów, których zadaniem ma być usprawnianie nam pracy. I faktycznie, platformy do mailingów, CRMy, planery, czy wreszcie systemy Marketing Automation mogą naprawdę ułatwić życie. Jednak przy takiej mnogości rozwiązań łatwo się w tym wszystkim zgubić.

Jeżeli będziesz używać równolegle kilku narzędzi o podobnym przeznaczeniu, albo dokonywać zmian, ilekroć pojawi się nowe oprogramowanie, stracisz mnóstwo czasu na naukę obsługi, integrację z pozostałymi aplikacjami oraz przenoszenie danych. W takiej sytuacji to, co miało pomagać, stanie się kulą u nogi.

Nie dajmy się zwariować. Zadecyduj, co jest Ci naprawdę potrzebne i na tym się skup. I nie dodawaj kolejnych narzędzi do swojej kolekcji, dopóki nie okaże się, że taki dodatek jest Ci niezbędnie potrzebny.

8. Motywuj – jak powszechnie wiadomo, zmotywowany pracownik to efektywny pracownik. Czasami wystarczy kilka słów pochwały, a czasami potrzeba wielkiej przemowy, by cały zespół dostał zastrzyk nowej energii do działania. Jednak warto – efekty mogą Cię mile zaskoczyć. Zmotywowani współpracownicy będą skupieni na celu, jakim jest rozwój firmy i zdeterminowani, żeby go osiągnąć.

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci poprawić organizację pracy w firmie. Pomyśl o swoim biznesie jak o mechanizmie złożonym z połączonych ze sobą kół zębatych i trybików. Żeby wszystko działało, każde z nich musi być sprawne i dobrze dopasowane do pozostałych. Inaczej nie wykorzystasz w pełni jego potencjału.

Podczas wprowadzania zmian pomocna może się okazać koncepcja lean managementu (podejście do zarządzania przedsiębiorstwem zakładające dostarczanie klientowi wymaganej przez niego wartości po jak najniższym koszcie i przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów, w jak najkrótszym czasie). O tym, jak można wprowadzić zasady lean management w firmie usługowej (na przykładzie towarzystwa ubezpieczeniowego) przeczytasz tutaj.