Jak założyć firmę w 15 krokach? Wyjaśniamy krok po kroku

Założenie firmy jest proste z formalnego punktu widzenia. Wystarczy podpisać kilka dokumentów, złożyć je w odpowiednim urzędzie i w ciągu jednego dnia zaczynasz prowadzić własną działalność gospodarczą. Pojawia się obowiązek opłacenia m.in. ZUSu, który jest niezależny od tego, czy zarabiasz. Czy na pewno jednak wiesz, jak zacząć biznes? Przygotowania warto zacząć jeszcze rejestracją w CEIDG lub KRS, a najlepiej – od rachunku sumienia.

15 kroków do otwarcia własnego biznesu

Przebrnięcie samych formalności związanych z rejestracją firmy jest proste. Warto jednak dobrze przygotować się do prowadzenia własnego biznesu, aby szybko osiągnąć sukces i nie wpaść w pętlę zadłużenia. Ważny jest przy tym zarówno Twój pomysł na biznes, orientacja w rynku, jak i takie szczegóły formalne, jak właściwy kod PKD czy najkorzystniejszą formę opodatkowania. Czy wszystko dobrze przemyślałeś?

Skąd wziąć pomysł na biznes?

Zacznij od podstawy, a mianowicie – pomysłu na biznes. Znajdziesz wiele inspiracji w Internecie, jednak najlepsze są te pomysły, na które nikt jeszcze nie wpadł. Warto wykorzystać swoje umiejętności i doświadczenie, które nabyłeś w pracy w innych firmach. Unikniesz dzięki temu przynajmniej część typowych błędów, które zazwyczaj popełnia początkujący przedsiębiorca w Twojej branży. Jeżeli dotychczas pracowałeś w mocno konkurencyjnej branży pomyśl, jak możesz wyróżnić swoją ofertę, jak ulepszyć produkt lub usługi, aby skutecznie konkurować z markami o ugruntowanej pozycji.

Rozważ przy tym swoją ofertę z marketingowego punktu widzenia. Jaki jest rdzeń produktu, czyli potrzeba, jaką chcesz zaspokajać? Czym jest produkt rzeczywisty, czyli w jakiej formie chcesz zaspokajać te potrzeby? Jak wygląda produkt poszerzony, czyli jakie dodatkowe korzyści otrzyma Twój klient? Wreszcie – jaki jest produkt potencjalny, czyli jak chcesz w przyszłości ulepszać swoją ofertę? Odpowiedź na te pytania warto sporządzić w formie opisowego dokumentu, do którego zawsze będziesz mógł wrócić.

Jak zbadać rynek i konkurencję?

Oprócz analitycznej znajomości własnej oferty, warto orientować się w samym rynku, a także konkurencji. W praktyce powinieneś więc wiedzieć, jakie firmy są Twoją bezpośrednią konkurencją i jaką ofertę mają dla swoich klientów. Równie ważną kwestią są takie elementy, jak ogólna wartość rynku, ilość rzeczywistych i potencjalnych konsumentów czy trendy rozwojowe. Już na samym początku dobrze jest wiedzieć, w którą stronę podąża Twoja branża, aby wiedzieć, w którym kierunku rozwijać własną ofertę, aby wyprzedzić konkurujące z Tobą firmy. 

Kto jest Twoim klientem?

Znajomość rynku wymaga wiedzy o tym, ilu jest potencjalnych klientów, do których możesz dotrzeć ze swoją ofertą. Dokonaj przy tym nie tylko analizy ilościowej, ale również jakościowej. Dowiedz się, kim są Twoi przyszli klienci, gdzie pracują, czym się interesują, jakie mają oczekiwania itp. Stwórz profil klienta idealnego, a jeżeli masz szeroką ofertę – dostosuj profil klienta do każdego produktu lub usługi. Mając takie szczegółowe informacje, skuteczniej dotrzesz do pożądanych odbiorców poprzez działania marketingowego.

Jak wyróżnić ofertę na rynku?

Znajomość konkurencji, rynku i klientów jest kluczowa myśląc o wyróżnieniu swojej oferty. Dysponując szczegółowymi informacjami o tych obszarach, będziesz w stanie określić, jakie cechy produktów lub usługi można wykorzystać, aby wyróżniały się na tle konkurencji. Jest to szczególnie cenne, gdy sam pomysł na biznes nie jest wyjątkowy. Nie oznacza to jednak, że musisz powielać rozwiązania konkurencji. Ofertę możesz wyróżnić np. dodając do produktu jakąś usługę, zmieniając proces dystrybucji, zmienić formę komunikacji z klientami itp. Warto pamiętać, że niekiedy wystarczy zmienić tylko jeden szczegół, aby dobrze znany produkt lub usługa postrzegane były przez odbiorców jako coś nowego i świeżego, a tym samym coś znacznie atrakcyjniejszego, niż powszechnie dostępne ich formy.

Jak przetestować pomysł na biznes?

Dobrą praktyką jest przetestowanie własnego pomysłu na biznes. Może się okazać, że np. zainspirowałeś się rozwiązaniem, które sprawdziło się w Stanach Zjednoczonych. Polskie realia gospodarcze znacznie jednak odbiegają od tego, jak to wygląda w USA. Dlatego zanim zdecydujesz się na wprowadzanie swojego pomysłu w życie, najpierw sprawdź, czy koncepcja oraz przyjęty model biznesowy przyjmą się w Polsce. Masz w zasadzie kilka możliwości na to, a jednym z nich jest otwarcie firmy w ramach inkubatora przedsiębiorczości. Organizacje tego typu udzielą Ci swojej osoby prawnej, dzięki czemu możesz pozyskiwać pierwszych klientów oraz wystawiać faktury w zamian za składkę członkowską, zazwyczaj w wysokości nieprzekraczającej niskiego ZUSu.

Jakich zasobów potrzebujesz, aby wystartować?

Znajomość rynku oraz klientów nie wystarczy. Musisz dysponować jeszcze odpowiednim zapleczem, aby świadczyć usługi lub wytwarzać produkty. To, jakie to będzie zaplecze, zależy przede wszystkim od branży, w jakiej zamierzasz działać. Prowadząc produkcję, będziesz potrzebować przede wszystkim maszyn, zaś w przypadku działania w branży internetowej – sprzęt komputerowy, a także niezbędne oprogramowanie. Niezależnie jednak od charakteru Twojego biznesu, niezbędnym zasobem będzie zawsze wiedza. Powinieneś mieć ją zawsze, a najlepiej na długo przed rozpoczęciem działalności.

Finansowanie działalności – wkład własny lub pozyskanie funduszy

Osobną kwestią pozostają środki, którymi należy dysponować na starcie. Współczesny rynek wyróżnia się wysoką konkurencyjnością, a żeby skutecznie konkurować, należy się reklamować. Przy czym działania marketingowe to tylko jedna część wydatków. Pozostaje Ci jeszcze sfinansowanie niezbędnego sprzętu, umeblowanie biura, zakup komputerów, telefonu czy samochodu służbowego. 

Początkowe nakłady, jak i ich struktura, będą się różnić w zależności od branży, w jakiej chcesz działać. Dla przykładu: otwarcie stolarni wymaga zakupu drogich maszyn do obróbki drewna, podczas gdy uruchomienie agencji marketingu internetowego to przede wszystkim koszty związane z oprogramowaniem, komputerami, a także szkoleniami.

Jak pozyskać finansowanie działalności?

Zasadniczo masz do wyboru dwie możliwości sfinansowania rozpoczęcia działalności. Nie ma większego problemu, jeżeli już na starcie dysponujesz odpowiednimi środkami, które umożliwią Ci pokrycie wszystkich wydatków. Gorzej, jeżeli takich środków nie masz. W takim przypadku warto zwrócić się np. do Powiatowego Urzędu Pracy, który jest w stanie wesprzeć Cię finansowo pod warunkiem, że jesteś osobą bezrobotną. Będąc świeżo po studiach lub osobą bezrobotną, masz możliwość uzyskania niskooprocentowanej pożyczki Wsparcie w Starcie, udzielanej przez Bank Gospodarstwa Krajowego. W obu przypadkach obowiązują jednak pewne ograniczenia, z którymi powinieneś się zapoznać, zanim skorzystasz z któregoś z tych sposobów finansowania biznesu.

Jak zrobić symulację finansową działalności?

Poza pozyskaniem funduszy na start, powinieneś zrobić jeszcze symulację finansową swojej działalności. Chociaż nie będą to dokładne wyliczenia, to pozwolą Ci opracować najlepszy model biznesowy, a także ustalić poziom cen. Oszacuj, ile może pozyskać klientów w ciągu pierwszych 3, 6 i 12 miesięcy. Zidentyfikuj również wszystkie koszty stałe, jakie będziesz ponosić prowadząc działalność gospodarczą, w tym przede wszystkim: składki ZUS, podatek dochodowy i VAT, koszty lokalu, a także inne ewentualne wydatki, jak np. abonament na telefon, obsługa księgowości czy miesięczne koszty oprogramowania.

Wiedząc, jakie będą koszty stałe i zmienne, a także prognozowaną liczbę klientów, których uda Ci się pozyskać, możesz ustalić poziom cen za poszczególne produkty i usługi. W ten sposób dowiesz się, jakie przychody jesteś w stanie uzyskać przez pierwszy rok działalności. Pomoże Ci to ustalić również cele sprzedażowe, jakie musisz zrealizować, aby zarobić na prowadzonej działalności.

Jak ustalić poziom cen w firmie?

Ustalanie cen produktów i usług na podstawie istniejących kosztów w firmie to tylko jedna z metod, zwana “kosztową”. Chociaż jest najprostsza, to jednak nie zawsze będzie najkorzystniejsza. Niekiedy korzystniejsza może być m.in. metoda popytowa, która w ogólnym skrócie polega na analizie konkurencji oraz konsumentów. Korzystając z niej, sprawdzasz m.in. jakie ceny obowiązują na rynku, jak klienci reagują na zmianę, a także to, ile klienci są w stanie zapłacić za Twoją ofertę.

Rozwinięciem metody popytowej jest metoda wartościowa, która zakłada jeszcze głębszą analizę tego, ile klient jest skłonny zapłacić za produkt lub usługę. Jest to bardziej skomplikowany sposób, w ramach którego musisz wziąć pod uwagę wartość marki, wartości dodane, wartość dostawy, a także takie elementy, jak: ogólny poziom cen rynkowych i ich zmiany, unikalność oferty na rynku oraz opinie klientów. Metoda wymaga od Ciebie większego zaangażowania, jednak takie ustalanie cen jest najbardziej racjonalne.

Jak reklamować firmę?

Ustalenie poziomu cen pomoże Ci określić strategię marketingową. W tym celu będziesz potrzebować również wiedzy dotyczącej Twoich klientów, a zwłaszcza ich zachowania, preferencji zakupowych oraz zainteresowań. Zasadniczo możesz skorzystać z dwóch głównych typów reklamy: tradycyjnej oraz internetowej.

Jak się reklamować tradycyjnie?

Tradycyjne formy reklamy wciąż są wykorzystywane w biznesie. Niemniej ich skuteczność pozostaje dyskusyjna, przede wszystkim z powodu wysokich kosztów, a także z niewielkiej możliwości targetowania. Reklamy w prasie, w telewizji oraz w radio są dosyć drogie, ponadto trafiają do szerokiej grupy odbiorców, w tym niekoniecznie do Twoich potencjalnych klientów. To samo dotyczy wszelkich kampanii promocyjnych związanych z rozdawaniem ulotek czy wieszaniu banerów reklamowych.

Najciekawszą formą tradycyjnej reklamy są bezpośrednie spotkania, co aktualne określane jest mianem networkingu oraz targów. Zasada jest prosta – należy pojawić się na wydarzeniach branżowych lub biznesowych, na których będą obecni Twoi przyszli klienci. Uczestnictwo w takich spotkaniach daje możliwość nawiązania bezpośredniej rozmowy z osobami decyzyjnymi w firmach, które są dla Ciebie strategiczne. Taka forma reklamy działa bardzo dobrze w Niemczech. Ogólnie ten rynek jest bardzo konserwatywny i najlepiej sprawdzają się tam tradycyjne formy marketingu.

Marketing internetowy – jak go wykorzystać?

Cyfryzacja życia codziennego przyczyniła się do bardzo dynamicznego rozwoju form marketingu internetowego. Do najpopularniejszych należy zaliczyć: prowadzenie bloga firmowego,, pozycjonowanie strony internetowej, reklamy w Google Ads, prowadzenie profili w Social Media (Facebook, Instagram, LinkedIn), a także korzystanie z płatnej reklamy w Social Media.

Szczególnie interesująca jest kwestia content marketingu, który z uwagi na najnowsze aktualizacje algorytmu Google, przynosi coraz więcej korzyści. Polega on na połączeniu istniejących form marketingu internetowego, tworząc kampanie reklamowe na szeroką skalę. Dodatkowo wartościowa treść na blogu poprawia widoczność w wyszukiwarce Google, a co za tym idzie – zwiększa się liczba osób odwiedzających stronę.

Można wyróżnić wiele przykładów praktycznego zastosowania content marketingu. Bardzo dobrze działa np. prowadzenie firmowego bloga, promowanie najciekawszych artykułów w Google lub na Facebooku, a następnie kierowanie kampanii remarketingowych do osób, które przeczytały dany artykuł. Efektem takiego działania jest przedstawienie oferty związaną z wpisem na blogu osobom, które go przeczytały. To z kolei tworzy większą szansą na tzw. “konwersję”, czyli wywołanie pożądanego działania, np. zakupu lub napisanie maila.

Czy Twoja działalność wymaga zezwoleń?

Warto również rozeznać się, czy Twoja działalność wymaga posiadania jakichś zezwoleń, koncesji, licencji lub innych dodatkowych dokumentów. Wprawdzie część zawodów została objęta tzw. “ustawą deregulacyjną”, niemniej działanie w części z branż w dalszym ciągu wymaga specjalnych uprawnień, przy czym lista takich podmiotów gospodarczych jest całkiem długa. Dotyczy to m.in. sprzedaży alkoholu, prowadzenia przedszkola lub poradni psychologiczno-pedagogicznej, wywozu i przetwarzania odpadami, niektóre usługi transportowe, przechowywanie akt osobowych i płacowych oraz wiele innych branż. Szczegółowy wykaz znajdziesz na stronie biznes.gov.pl.

Jak ustalić cele firmowe?

Ważną kwestią pozostaje również ustalenie celów prowadzenia biznesu. Według Petera Druckera, cel służy określenia tego, co zrobić dzisiaj, żeby jutro uzyskać rezultat. Warto przy tym pamiętać, że nie wystarczy ich po prostu ustalić. Należy to zrobić tak, aby w długofalowej strategii były realne do osiągnięcia. Ogółem cele można podzielić na długofalowe i krótkofalowe, zaś każdy z nich powinien spełniać zasadę SMART, czyli:

1. Specific – cele muszą być konkretne i łatwe do zrozumienia przez wszystkich.
2. Measurable – cele muszą być mierzalne, aby wiedzieć, czy dany efekt udało się osiągnąć.
3. Achievable – cele muszą być osiągalne, tj. realne i możliwe do osiągnięcia.
4. Results-oriented – czyli cele muszą być zorientowane na realizację zadań firmy, zgodnie z przyjętą misją i wizją marki.
5. Time-bound – czyli osiągnięcie celów musi nastąpić w wyznaczonym terminie.

Podstawą do wyznaczenia celów jest stworzenie odpowiedniej misji i wizji marki. Wbrew pozorom, te dwa pojęcia nie oznaczają tego samego.

Co to jest misja marki?

Misja marki to wszelkie wartości, które firma chce promować. Może to być np. nastawienie na klienta, rozwijanie nowoczesnych technologii czy idea odpowiedzialnego biznesu. Interesujący jest tu przykład słynnej misji Apple’a “Think different” (pol. Myśl inaczej), co nawiązuje do chęci zmiany świata. Jest to być może zbyt górnolotne założenie w przypadku początkujących biznesów, niemniej w przypadku tej konkretnej marki – jak najbardziej osiągalne.

Co to jest wizja marki?

Czymś zupełnie innym jest natomiast wizja marki. Najprościej ujmując, wizja to wyobrażenie o tym, jak firma ma wyglądać za 5, 10 czy 20 lat. Może być to więc np. sformułowanie “Marka xyz zamierza zostać pionierem w branży odzieżowej” czy “Marka xyz uzyska dodatni bilans handlowy z krajami Unii Europejskiej w ciągu 10 lat”. Takie założenie jest długofalowym celem, który musi być realny do osiągnięcia. W przeciwnym wypadku byśmy musieli mówić o marzeniu, a nie wizji.

Jak zacząć biznes w 15 krokach?

Rozpoczęcie własnego biznesu wymaga wcześniejszego przygotowania. Działając zgodnie z planem, szybciej osiągniesz sukces w swojej branży, niż opierając się wyłącznie na intuicji i podejmując spontaniczne decyzje. Wymaga tego przede wszystkim konkurencja, ale tego też oczekują Twoi przyszli klienci i pracownicy. Poza planowaniem, musisz być świadomy jeszcze jednej kwestii – prowadzenie własnej firmy wymaga ogromnej motywacji, systematyczności oraz wytrwałości. Szczególnie dotyczy to pierwszych kilku lat rozwijania biznesu.