Jak zorganizować wielojęzyczną obsługę klienta w firmie?

Każda firma, która chce działać na rynku międzynarodowym, powinna wiedzieć, jak ważna jest wielojęzyczna obsługa klienta. Dzięki niej konsumenci mogą uzyskać odpowiedzi na nurtujące ich pytania i lepiej poznać produkt lub usługę. Wszystko to sprawia, że są oni bardziej skłonni do dokonania zakupu. 

Aby zwiększyć sprzedaż na rynku zagranicznym, nie wystarczy oferować wysokiej jakości produktów. Ważna jest również dobra komunikacja z klientem i wiarygodność. Dowiedz się, jak zorganizować wielojęzyczną obsługę klienta i skutecznie działać na rynku międzynarodowym.

Zacznij od tłumaczenia strony www

Pierwsze, od czego powinieneś zacząć to tłumaczenie strony www. To na niej klienci mogą zapoznać się z oferowanym przez Ciebie produktem czy usługą. Jest to dla nich główne źródło informacji, dzięki któremu decydują się oni na zakup. Potwierdzają to badania wykonane przez Common Sense Advisory. Wynika z nich, że aż 76% osób woli produkty, których opis jest dostępny w znanym im języku. Co więcej, 40% badanych jest bardziej skłonnych dokonać zakupu, gdy witryna jest dostępna w zrozumiałym dla nich języku.

Wielojęzyczność w WordPressie

Jak widzisz, przetłumaczenie strony jest naprawdę skuteczne. Tylko jak to zrobić? Jeżeli masz ją postawioną na WordPress, wielojęzyczność nie powinna być dla Ciebie problemem. Istnieją specjalne wtyczki, które usprawniają proces zamawiania i odbierania tłumaczeń.

Chatboty – wielojęzyczna obsługa klienta

Przetłumaczenie strony internetowej to jedno. Drugą ważną rzeczą, o którą warto zadbać, planując wielojęzyczną obsługę klienta, są chatboty w różnych językach. Czat na żywo jest obecnie bardzo popularnym trendem, umożliwiającym klientom natychmiastowe otrzymanie zwrotnych informacji. Decydując się na tłumaczenie chatbotów, należy pamiętać o odpowiedniej lokalizacji. To ważne, aby pojawiające się treści były dostosowane do zagranicznych odbiorców.

Lokalizacja tłumaczenia

Dlaczego lokalizacja tłumaczenia jest tak ważna? Ponieważ wysyłając nieodpowiednie wiadomości, można urazić potencjalnych klientów. Dla przykładu, w Polsce chatboty witają użytkowników po imieniu. W Japonii natomiast jest to uznawane za brak szacunku. Jak widzisz, tłumaczenie chatbotów powinno zostać wykonane przez odpowiedniego tłumacza. Jeżeli jednak chcesz zrobić to sam, to postaraj się używać prostego, zwięzłego języka. Pozwoli Ci to uniknąć wielu nieporozumień.

Zespół pomocy technicznej stworzony z native speakerów

Dla użytkowników mających pytania, wątpliwości lub opinie, obsługa klienta jest zazwyczaj pierwszym punktem kontaktu. Jeżeli rozmowy z działem wsparcia są pełne nieporozumień, potencjalni klienci mogą stać się sfrustrowani i zawieść się na Twojej firmie. Jeżeli chcesz tego uniknąć, konieczne będzie zatrudnienie native speakera. Taka osoba idealnie nada się do komunikacji międzykulturowej, w której ton, słownictwo i etykieta mają szczególne znaczenie.

Tłumaczenie dokumentacji technicznej

Ze względu na różne strefy czasowe i występujące święta, Twój zespół pomocy technicznej może być niedostępny w normalnych godzinach pracy w innym kraju. Na szczęście, udostępniona na Twojej stronie dokumentacja może być dostępna 24/7. Warto takową przetłumaczyć. Jeżeli jednak jej nie posiadasz – pomyśleć o jej stworzeniu. Rozwiązanie to daje klientom możliwość samoobsługi, dzięki czemu dział wsparcia może skupić się na bardziej istotnych problemach technicznych. Decydując się na tłumaczenie dokumentacji technicznej, w tym bazy wiedzy, warto skupić się na treściach o wysokim priorytecie (czyli – znaczeniu dla klienta).

Wielojęzyczna obsługa klienta a system CRM 

O czym jeszcze warto pomyśleć, decydując się na wielojęzyczną obsługę klienta? O odpowiednim systemie CRM. Dostępny w różnych językach umożliwia połączenie międzynarodowego zespołu, działającego na różnych rynkach. Korzystanie z jednej, centralnej bazy klientów pozwala na sprawne podejście do ich obsługi. Poznaj TOP 3 wielojęzycznych systemów CRM.

Freshsales

Pierwszym z nich jest Freshsales. System ten posiada wiele dodatków (m.in. Freshdesk, Freshcaller, Freshchat), wspierających większość procesów obsługowo sprzedażowych w firmie. Co więcej, jest prosty w użyciu i funkcjonalny – posiada wszystko to, co powinien mieć dobry system CRM.

Wszelkie dostępne opcje są łatwo dostępne, więc ich znalezienie nie powinno być problematyczne. Co ciekawe, Freshsales jest systemem zagranicznym. Mimo to oferuje on aż 34 wersje językowe (w tym i wersję polską). Wielkim plusem jest również całodobowy support, który także jest dostępny w polskim języku.

Zoho CRM

Kolejnym wartym uwagi systemem jest dostępny w 25 wersjach językowych Zoho CRM. Narzędzie to jest dość popularne i zawiera wiele przydatnych funkcji, pozwalających na budowanie i zarządzanie relacjami z klientami. Dzięki Zoho CRM można sprzedawać inteligentniej, szybciej i lepiej.

Niestety, system ten ma pewną wadę – jest on dość skomplikowany. Dostęp do większości funkcji jest naprawdę zagmatwany. Aby wykorzystać w pełni możliwości tego narzędzia, trzeba je dokładnie poznać. Rozwiązanie to mimo jego wad jest warte uwagi i może przynieść wiele korzyści. Trzeba tylko wiedzieć, jak z niego korzystać.

Zendesk Sell

Jeszcze innym wielojęzycznym systemem CRM jest Zendesk Sell. Narzędzie to działa aż w 31 wersjach językowych i oferuje naprawdę wiele ciekawych funkcji. Wszystkie dostępne opcje są łatwe w znalezieniu – znajdują się w górnym menu i w ustawieniach. Sam w sobie system jest prosty i intuicyjny. Posiada wiele różnych dodatków, takich jak Support, Guide, Chat i Explore. Narzędzie to z pewnością jest warte uwagi i idealnie nada się dla początkujących.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Przy planowaniu wielojęzycznej obsługi klienta warto pomyśleć o pewnym ciekawym rozwiązaniu, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dzięki niemu pisma czy formularze mogą być przekazywane między pracownikami z różnych zakątków świata. Jest to przydatne np. wtedy, gdy współpracuje się z native speakerami z innych krajów.

W przeciwieństwie do tradycyjnej formy wymiany dokumentów wersja elektroniczna jest szybka, łatwa i pozwala działać na ogromną skalę. Co więcej, ułatwia nie tylko gromadzenie, ale i porządkowanie pism. System pozwala na sortowanie dokumentów według podanego klucza oraz pozwala na ich wyszukiwanie za pomocą nazwy lub numeru serii. Rozwiązanie to jest bardzo przydatne i z pewnością przyda się podczas organizacji wielojęzycznej obsługi klienta.

Wielojęzyczna obsługa klienta w firmie – klucz do sukcesu

Jak widzisz, zarządzanie contentem wielojęzycznym jest bardzo ważne. Zadanie to nie zawsze jest proste, lecz warte swojej ceny. Wielojęzyczna obsługa klienta pozwoli Ci zwiększyć liczbę odbiorców, poprawić sprzedaż i wzmocnić lojalność wobec marki. Dzięki niej możesz rozwinąć swój biznes i wyprzedzić konkurencję.